Menu

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

1. Phát triển mục tiêu và mục tiêu sự kiện của bạn

Bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn là thiết lập một mục tiêu và mục tiêu hữu hình.

Đầu tiên, hãy bắt đầu bằng cách tự hỏi: Bạn có đang tổ chức sự kiện này không, và bạn hy vọng đạt được điều gì?

Nếu bạn biết các mục tiêu chính của tổ chức của mình trước khi lập kế hoạch, bạn có thể đảm bảo rằng mọi phần của sự kiện của bạn được tối ưu hóa để thành công.

Bạn đang cố gắng nâng cao nhận thức cho một nguyên nhân, hoặc thu thập số tiền quyên góp được xác định trước cho dự án tiếp theo của bạn? Bạn đang hy vọng thu hút 50 khách, hoặc 500?

Đặt mục tiêu với các số liệu thành công có thể định lượng sẽ giúp nhóm của bạn dễ dàng hơn để đảm bảo rằng bạn đạt được chúng.

2. Tổ chức nhóm

Bất kỳ sự kiện nào cũng cần nỗ lực phối hợp để xử lý tất cả các chi tiết. Xem xét việc xác định một Quản lý sự kiện chính hoặc Chủ tịch sự kiện cũng như các Chủ tịch riêng cho các tiểu ban, chẳng hạn như:

  • quản lý địa điểm;
  • diễn giả;
  • sự giải trí;
  • công khai;
  • nhà tài trợ;
  • và  quản lý tình nguyện.

Việc chỉ định vai trò cá nhân cho các thành viên trong nhóm tạo ra một hệ thống trách nhiệm, cũng như ngăn chặn các nhiệm vụ rơi xuống đường. Ngoài ra, nó sẽ cho phép bạn ủy quyền – nhưng đừng quên tính đến các cuộc họp của ủy ban trong thời gian kế hoạch sự kiện của bạn!

3. Thiết lập ngân sách của bạn

Thiết lập ngân sách cho sự kiện của bạn là một trong những phần quan trọng nhất trong việc lên kế hoạch cho một sự kiện. Tôi đã thấy nhiều ý tưởng sáng tạo tuyệt vời rơi bên đường bởi vì nhóm ban đầu nghĩ ra nó đã quên cân nhắc ngân sách của họ trước khi bắt đầu lên kế hoạch.

Một số chi phí quan trọng bạn cần đưa vào ngân sách của mình là:

  • Địa điểm:  Chi phí này sẽ bao gồm tiền thuê cũng như bất kỳ bảo hiểm nào bạn cần mua.
  • Thực phẩm và đồ uống:  Lĩnh vực này là khá tự giải thích. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng số tiền bạn có thể đủ khả năng ở đây cũng có thể chỉ ra số lượng vé bạn có thể bán.
  • Giải trí:  Lĩnh vực này có thể được tùy chỉnh theo bất kỳ cách nào bạn cần – dù được phân bổ cho loa, DJ hay thậm chí là một con lợn biết nói, hãy đảm bảo bạn có phòng ngọ nguậy để đi lại và chi phí ăn ở cũng như bất kỳ khoản bồi thường nào.
  • Décor:  Bạn sẽ đi với chủ đề DIY mason-jar, hay một chủ đề nhỏ hơn một chút? Thiết lập các chi phí trả trước sẽ giúp bạn xác định cái nào bạn có thể đủ khả năng.
  • Nhân viên:  Danh mục này thường có thể bị lãng quên, nhưng đó là chìa khóa để tính chi phí vận chuyển và chỗ ở cho nhân viên của bạn, đặc biệt nếu bạn ra khỏi thị trấn. Ngay cả ngân sách dành thời gian cho nhân viên (họ sẽ dành thời gian cho việc gì nếu họ không làm việc trong sự kiện này?) Có thể giúp bạn quyết định liệu cuộc họp thêm đó có đáng hay không.
  • Tiếp thị:  Cho dù bạn quyết định  quảng bá sự kiện của mình thông qua Facebook  hoặc đi học cũ bằng cách phát tờ rơi khắp thị trấn,
  • Phần mềm:  Nếu bạn chưa trả tiền cho bất kỳ loại  phần mềm quản lý sự kiện nào , hãy xem xét kết hợp nó vào kế hoạch sự kiện của bạn.
  • A / V:  Từ máy chiếu đến wi-fi đến loa, danh mục này bao gồm rất nhiều chi phí.
  • Linh tinh:  Ngay cả sự kiện được lên kế hoạch tốt nhất cũng sẽ có một số chi phí bổ sung được đưa ra. Kế toán cho họ trong ngân sách của bạn sẽ đảm bảo bạn không bị bắt gặp bất ngờ.

Ngay cả khi một số mặt hàng này chưa có chi phí cố định – ví dụ: nếu bạn chưa chọn địa điểm – điều quan trọng là phải giữ tối đa mà bạn có thể chi tiêu trong tâm trí trước khi đưa ra các quyết định đó.

4. Đặt ngày

Ngày có thể đã được đặt trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy chắc chắn xem xét những điều sau đây trước khi xác định ngày của bạn:

  • Hãy cho mình đủ thời gian! Tốt nhất, bạn nên có 4 – 6 tháng để lên kế hoạch, nếu không muốn nói thêm (tùy theo tính chất của sự kiện)
  •  Hãy nhận biết các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
  • Tránh các khoảng thời gian nghỉ hè (kỳ nghỉ mùa đông, mùa xuân và mùa hè)
  • Kiểm tra ngày với những người tham gia chính – diễn giả, người thuyết trình, khách VIP, v.v.

Khi bạn đã đặt ngày (và đã vạch ra ngân sách của mình), bạn có thể bắt đầu đặt bất kỳ nhân viên bên ngoài nào (chẳng hạn như người cung cấp thực phẩm) mà bạn cần ngay lập tức.

5. Tạo một kế hoạch tổng thể sự kiện

Khi bạn có ý tưởng tốt, ý tưởng độc đáo về tất cả các chi phí và mốc thời gian liên quan đến sự kiện của mình, đã đến lúc bắt đầu kế hoạch thực sự! Tạo kế hoạch tổng thể sự kiện của bạn sẽ cho phép bạn đảm bảo mọi khía cạnh vẫn đi đúng hướng, cũng như giúp phối hợp với các tình nguyện viên và thành viên ủy ban sự kiện dễ dàng hơn.

Kế hoạch tổng thể sự kiện của bạn sẽ bao gồm tất cả các khía cạnh của sự kiện, bao gồm:

  • Địa điểm, hậu cần, và quản lý phục vụ ăn uống (hợp đồng, giấy phép, bảo hiểm, vv)
  • Diễn giả và người thuyết trình (xác định, xác nhận, hậu cần & quản lý)
  • Hoạt động và giải trí
  • Công khai và quảng bá (trực tuyến & ngoại tuyến, chẳng hạn như trang web và quảng cáo trực tuyến; lịch sự kiện; chương trình in, quan hệ truyền thông; bảng hiệu; phương tiện truyền thông xã hội, v.v.)
  • Đăng ký (đăng ký trực tuyến, thanh toán và theo dõi; đăng nhập tại chỗ, v.v.)
  • Nhà tài trợ và quản lý đối tác
  • Quản lý và trách nhiệm tình nguyện

Trong khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn, hãy cân nhắc việc tạo một dòng thời gian chi tiết, để mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Bao gồm khi bất kỳ giấy phép hoặc chính sách bảo hiểm cần phải được gửi, khi đăng ký kết thúc và thời gian chi tiết của ngày.

 Mặc dù có thể rất hấp dẫn để nói, nhưng đó là tất cả trong đầu tôi! Tôi sẽ ổn thôi! Ngay lập tức và đừng lo lắng về việc viết ra tất cả, hãy cẩn thận: loại tâm lý này sẽ khiến bạn gặp khó khăn hơn trong việc giao trách nhiệm. Nó cũng sẽ khiến bạn khó nhớ hơn những gì bạn đã làm cho sự kiện tiếp theo – vì vậy hãy ủng hộ bản thân trong tương lai của bạn và giữ mọi thứ được viết ra.

 Cuối cùng, nếu bạn hoặc tổ chức của bạn đã chạy các sự kiện trước đó thuộc loại tương tự, xem xét bất kỳ tài liệu nào tồn tại ở giai đoạn này có thể giúp bạn đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *